カンファレンス開催に向けた準備をすすめる

上記で5W2Hの方針が決まれば、それに合わせた具体的なカンファレンスの実行部隊を設置し、実施に向けたプランを立てて行きます。 その中で、ビジネスにおけるカンファレンスの最も重要な要素である「集客」については、カンファレンスの実行部隊とともに、営業やマーケティングチームと連動して進めましょう。カンファレンスの準備と集客にどのくらいの時間と工程が必要か。また、会場やゲストとなる専門家へのコンタクトなど、漏れの無いように緻密に計画を進めなければなりません。

オンラインカンファレンスの開催

カンファレンスの開催当日は、展示会などのオフラインイベント運営と同じ体制を整えます。特にオンラインカンファレンスの場合は、カンファレンスの進行をスムーズに行うことが、離脱者の少ない価値のあるイベントにする重要なポイントです。適度な進行スピードや、質疑応答ができているか、また通信環境が安定しているかなどを随時確認しながら進めていきましょう。

オンラインカンファレンスは外部に委託できる

実施するオンライオンカンファレンスの実施規模によっては、イベント会社や配信会社に業務の一部、または全部を外部委託する方が良いでしょう。特にビジネス系のカンファレンスは、数百人～数千人規模で開催されることが多いため、一般的なオンライン会議ツールを使用していると回線がダウンするリスクがあるからです。 参加人数の規模にあわせて、どの程度まで自社のリソースで開催できるかを、普段使用するウェビナーの会社などに相談することをおすすめします。

オンラインカンファレンスのメリット

オンラインカンファレンスは、今後さらに企業による活用が広まっていくと考えられます。 そこで、以下ではオンラインカンファレンスのメリットについて解説します。 オンラインカンファレンスのメリットは、大きく分けて以下の4つがあります。 参加人数に上限がない 国内外のどこからでも参加できる 専門家が参加しやすい オフラインカンファレンスよりも質問や意見がしやすい それぞれについて解説します。

参加人数に上限がない

オンラインカンファレンスは、オフラインと違い、参加人数に上限がありません。 オフラインでは、企業の予算に応じて会場のキャパシティが制限されるため、基本的にあらかじめ参加人数を決めてから開催されます。 しかし、オンラインカンファレンスでは、使用するウェビナーツールや通信環境を整えることで参加する人数の制限をなくすことが可能です。

国内外のどこからでも参加できる

オンラインカンファレンスは、原則としてインターネット環境さえ整っていれば、国内外のどこからでも参加可能です。そのため、海外や地方にある企業や個人、在宅勤務の方など、コロナ禍や予算の都合でこれまで参加できなかった方でも比較的簡単に参加できます。また主催する側も、ゲストの交通費や宿泊費はもちろん、社内のリソースや会場にかかる経費を大幅に節減できるメリットがあります。

専門家が参加しやすい

カンファレンスをオンライン化することで参加しやすくなるのは視聴者だけではありません。講師やゲストコメンテーターなどの専門家も参加しやすくなります。 カンファレンスでは、特に専門的なテーマを扱うことが多いため、専門家の参加が不可欠です。オンラインカンファレンスであれば、遠方にいる専門家や、長距離移動の難しい高齢の専門家でも参加してもらえる可能性が高まります。そして、著名なゲストに登壇してもらうことで、カンファレンスの価値を高めることが可能です。

オフラインカンファレンスよりも質問や意見がしやすい

オンラインカンファレンスでは、参加者が質問や意見を出しやすいという特徴があります。オフラインカンファレンスの場合は、参加者に質問や意見を出してもらう機会が限られます。しかしオンラインカンファレンスでは、チャット機能を使うことで、誰もが思った時にすぐに質問や意見をだすことができます。また、アンケートや投票機能を活用すれば、その場で集計も可能です。そのため、比較的大規模なカンファレンスでも参加者の質問や意見を大切に扱い、視聴者にとってより有益な情報をリアルタイムに提供できます。

オンラインカンファレンスのやり方のまとめ

現代は、さまざまな情報がインターネット上に溢れ、その信憑性が疑問視されることが多くなりました。そんな時代だからこそ、専門家による事実に基づいた話が聞きたいという声、ビジネスの世界でも増加しています。そこで大規模なカンファレンスが、東京や大阪などの大都市圏で開催されてきました。しかしコロナ禍をきっかけにオンライン動画の配信環境が整ったことで、カンファレンスは「どこでも・だれでも」開催できるものとなりました。これまでは、大企業しか開催できなかったカンファレンスが、中小やベンチャー企業でも開催可能です。正しい情報や新しい技術、発想を世界に発信することは、企業のブランディングにも大いに役立ちます。あなたの会社でも、オンラインカンファレンスを開催してみてはいかがでしょうか。